Una de las claves fundamentales para llevar a cabo reuniones efectivas es tener claro el objetivo, es decir, saber por qué se realizará la reunión y qué se discutirá. Todos los participantes deben tener claro el propósito de esto, así como el mismo nivel de información, es decir, si se requiere algún material, todos los participantes deben tenerlo analizado antes para poder hacer aportes más valiosos.
El tiempo es un intangible valioso e irrecuperable que debe ser administrado y utilizado de manera eficiente y adecuada, para tener una vida mejor y equilibrada en todos los aspectos. En el entorno empresarial, no es una excepción.
El camino hacia la consecución de objetivos y metas, así como el desarrollo de las estrategias establecidas para estos fines, requiere una inversión de tiempo para realizar reuniones periódicas, con el fin de dar seguimiento a las actividades de los participantes involucrados a través de una comunicación y retroalimentación. proceso.
Sin embargo, en el mundo empresarial se comete el error de convocar reuniones constantes, largas e ineficaces en las que no se concretan las acciones debidas y solo se genera una acumulación significativa de información innecesaria de ideas sin rumbo que habitualmente se olvida. Esto se conoce como «junctitis», una pérdida de tiempo muy valiosa y, lamentablemente, irrecuperable.
«Mucha gente buena, que sería incapaz de robarnos dinero, roba sin escrúpulos el tiempo que necesitamos para ganarlo». Benavente
Pero si las reuniones se llevan a cabo de manera efectiva, los resultados podrían verse reflejados con orgullo en el logro exitoso de los objetivos y metas de la organización.
En una organización (política, empresarial, deportiva, religiosa, filantrópica, etc.) periódicamente se requiere la realización periódica de diferentes tipos de reuniones o encuentros, según las necesidades y circunstancias de cada entidad, por ejemplo, las que correspondan al juntas directivas, equipos de trabajo, clientes, proveedores, acreedores, comités, litigios, culminación de algún tipo de ciclo, foros de discusión, etc.
Dependiendo del tipo de reunión a realizar, es importante definir objetivos específicos, para lo cual es fundamental considerar las siguientes preguntas antes de proceder a la realización de una reunión:
¿Cuál es el motivo para convocar una reunión?
¿Dónde tendrá lugar la reunión?
¿Quién debería participar en la reunión?
¿Qué puntos se desarrollarán en el encuentro?
¿Qué quieres conseguir después de que termine la reunión?
Para que las juntas se realicen de forma reducida, sencilla, práctica y con un aporte de valor, se recomiendan cinco aspectos básicos:
Características del lugar de reunión:
Dependiendo de las circunstancias del espacio de la organización, el número de integrantes y el grado de formalidad de la reunión, se podrá realizar dentro o fuera de las instalaciones de trabajo, para lo cual es importante que el lugar cuente con las siguientes características:
Un espacio según el número de participantes:
El lugar debe estar debidamente equipado: asientos, mesa (s), instalaciones eléctricas, ventilación y equipo audiovisual (proyector, pantalla de videoconferencia, teléfono, pizarrón, pizarrón, rotuladores, puntero y, en su caso, micrófono).
Se recomienda que la habitación esté alejada de ruidos y cualquier tipo de distracción.
Iluminación adecuada del lugar:
Dependiendo del tipo de reunión y la duración del evento, siempre se recomienda la existencia de agua, refrescos, café, galletas, etc. para los participantes. Estos detalles hacen que el momento se desarrolle con mayor comodidad.
Planifique el propósito de la reunión o la junta:
La reunión debe tener un objetivo concreto y claramente definido. Es necesario explicar el propósito de la reunión, y si es necesario, establecer el reglamento para el desarrollo del evento, por lo que se debe considerar lo siguiente:
Determine el número de participantes considerando solo aquellos que deben asistir y participar en la reunión.
El desarrollo de la reunión debe ser acorde con los participantes involucrados en el evento, es decir, evitar considerar y profundizar ciertos temas en los que algunos asistentes no están completamente involucrados y por lo tanto el tiempo de la reunión se ve afectado innecesariamente.
Elaborar la agenda (orden del día) de acuerdo con el propósito y objetivos de la reunión, así como el tiempo estimado para profundizar en cada punto.
Asignar una persona como secretario, a los efectos de desempeñar las siguientes funciones:
Distribuya la agenda con anticipación para que los participantes tengan tiempo suficiente para preparar y presentar temas, ideas y sugerencias que contribuyan al contenido de la reunión.
Pase la lista de asistencia antes de comenzar la reunión.
Elaborar un acta de la reunión, describiendo las acciones acordadas, incluyendo los responsables, tiempo de ejecución y método de medición.
Monitorear que cada ítem de la agenda se desarrolle de acuerdo al tiempo estimado.
Después de la reunión, se sugiere que las actas se envíen a todos los asistentes a la reunión.
Dar seguimiento periódico al respecto, con el fin de monitorear el cumplimiento de los acuerdos en tiempo y forma.
Para que la reunión sea verdaderamente efectiva, se requiere que todos los asistentes estén debidamente preparados antes del evento y con conocimiento de cada punto que se desarrollará en la agenda.
Considere en la agenda solo los puntos necesarios para profundizar para evitar que la reunión demore más de lo debido. Si hay varios temas a desarrollar, es importante dividir la reunión en dos o más partes.
Si la reunión supera un tiempo aproximado de dos o más horas, se recomienda incluir un tiempo de descanso en la agenda, para no perder la atención y el enfoque de los participantes.
Saber liderar la junta
El presidente, director o coordinador de la reunión debe considerar ciertos aspectos para llevar a cabo eficazmente el evento:
Comience la reunión a tiempo, por lo que no se deben tolerar llegadas tardías o interrupciones.
Debe haber un líder «presidente» y un secretario.
Pida a los participantes que silencien sus teléfonos móviles para evitar algún tipo de distracción, así como no atender llamadas durante el evento y entrar o salir del recinto.
La reunión debe realizarse de acuerdo con el contenido de los temas de la agenda y el tiempo asignado para cada punto a discutir.
Evitar interrupciones constantes durante el desarrollo de cada tema de la agenda.
Evite adherirse a temas que no estén incluidos en la agenda.
Toma decisiones claras y concisas.
Utilizar y utilizar correctamente elementos audiovisuales o presentaciones que resulten atractivos y fáciles de entender.
Solicite regularmente comentarios de quienes no han expresado sus ideas.
Una reunión de trabajo eficiente debe tratar un tema en particular y debe tener una duración determinada.
Evitar conductas o acciones en el desarrollo del encuentro
Quien lidere la reunión deberá evitar determinadas acciones que hagan menos grave al consejo, como las siguientes:
Distorsionar los comentarios de un participante.
Contradecir a cualquiera de los miembros.
Sea imperativo ante los miembros de la reunión.
Exprésate de forma rápida e ininteligible.
Evidenciar y molestar a cualquiera de los asistentes.
Toma partido en las discusiones.
Deambule y reflexione sobre los temas.
Sé divertido.
Dejar que alguien monopolice el diálogo, incluyéndote a ti mismo, no permitir la participación del resto de miembros del equipo.
Hablar más de lo necesario al presentar un problema o situación en particular.
Perder el tiempo buscando excusas y culpables en lugar de encontrar soluciones.
Responda las preguntas de los participantes individualmente y no las extienda a todo el equipo.
El encuentro puede convertirse en un modelo de convivencia dentro de la empresa. Si el líder maneja ese respeto, equidad e inclusión es una forma de sembrar esa misma cultura en la organización.
Que el líder tenga la humildad de preguntar a los participantes: ¿Qué les dejó esta reunión? ¿Fue satisfactorio? ¿Pudiste expresar tus opiniones? ¿Los acuerdos a los que llegamos te convencen? ¿Fue adecuado el tiempo y desarrollo de los temas? De tal forma que el líder y los participantes aprendan de cada encuentro cómo hacer uno mejor.
Dar seguimiento a los acuerdos estipulados en la reunión
Seguimiento constante del cumplimiento de todas las acciones acordadas en la reunión, de acuerdo con los tiempos y medidas establecidos. Lamentablemente esta situación es muy poco común y es lamentable ver que luego de largas reuniones en las que se distribuyen tareas, faltan las acciones determinadas por la falta de un adecuado seguimiento posterior a las reuniones de trabajo.
Para evitar este error es muy importante el trabajo de quien asume la función de secretario, ya que además de describir los acuerdos a través de una minuta y ser distribuido a todos los participantes luego de la reunión, se requiere de forma fundamental , debido seguimiento, el cual debe realizarse periódicamente, a fin de corroborar que cada uno de los puntos establecidos se está cumpliendo en tiempo y forma, y por el personal asignado.
Si existiera algún tipo de dificultad en el cumplimiento de determinadas acciones acordadas en la reunión anterior, se deberá notificar al respecto en la próxima reunión, y especificar las causas por las cuales no se cumplió según lo acordado, a fin de establecer nuevas acciones. a este respecto.
Se espera que este documento ayude a convertir esas reuniones largas y pobres en breves y efectivas juntas. Es inaceptable que hoy se pierda tiempo en reuniones agotadoras, improductivas y sin valor agregado para la empresa y sus participantes.
Definitivamente, para cada problema que surge en la realización de reuniones efectivas, existe una solución viable, por lo que solo se requiere la voluntad de cambiar la forma en que se realizan las reuniones dentro de la organización.
No es suficiente seguir las recomendaciones anteriores para tener el éxito asegurado en la gestión de una reunión. Una reunión eficaz es producto del arduo trabajo, la habilidad y la dedicación del líder y de quienes participan en ella. El proceso de mejora se verá reflejado en el tiempo, no permitiendo reuniones en las que no se concluyan acciones concretas y afinando en cada una de estas los detalles que han surgido en eventos anteriores o reuniones previas, es decir, son de aprendizaje continuo para agregar valor y definir la dirección de la empresa.
Tenga en cuenta que la realización de una reunión eficaz es de gran importancia para el funcionamiento de una empresa u organización. Esto presenta una oportunidad para organizarse, compartir información, colaborar con varios miembros del equipo y enfrentar de manera eficiente los objetivos y no perder el recurso más valioso que tiene el tiempo. «Elegir tiempo es ahorrar tiempo». Francis Gracian
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